Primeramente es necesario considerar que el “recurso humano” es el factor principal dentro de cualquier negocio u empresa, hasta el momento cualquier tipo de empresa u organismo, sigue siendo operado por humanos.
El personal parte de una organización, aun y esta, se identifique como unipersonal (una sola persona), es el responsable directo y podríamos asegurar “único” del cumplimiento de la “calidad”, cuya definición de está, es “el cumplimiento de requisitos especificados”, por lo que es prioritario “definir” lo siguiente:
· Posición (organigrama operacional)
· Funciones o actividades
· Autoridad y responsabilidades
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Organigrama operacional: Muestra las diferentes posiciones del o las personas que operan dentro de una organización o grupo de organizaciones.
La importancia del definir “quién” y “en donde”, nos proporciona un “orden”, lo cual genera y proporciona facilidad para la operatividad.Funciones o actividades: Suele presentarse como un listado de actividades o funciones del personal (no importando el número), las cuales se pueden dividir en: diarias, semanales, quincenales, mensuales, semestrales y anuales.
La importancia del definir estas actividades o funciones se basa en que podremos identificar “cuando” y “que” se debe realizar. Autoridad y responsabilidad: Describir las responsabilidades de cada quien, no confundirse con funciones y actividades, las responsabilidades van dirigidas hacia cumplir con requerimientos específicos, como por ejemplo: es responsabilidad del personal de ventas “atender las quejas” de los clientes, otro ejemplo, en un negocio de paletas: es responsabilidad de “la encargada” del negocio “abrir” a las 9:00 a.m. y “cerrar” a las 8:00 p.m. el local.
Las autoridades son la función de “poder” y estas deben ser otorgadas a personas con “liderazgo”, para esto, les comento que para un servidor, existe una gran diferencia entre un “Líder” y un “Jefe” y estoy seguro que compartiremos lo mismo, un jefe lucha por que se haga lo que se ordena, un líder se asegura y facilitar el llegar a la meta definida. Un comentario (secreto) más al respecto, los líderes no nada más nacen, también se “forman”.
Ejemplo sobre las autoridades, El “Gerente de Ventas” cuenta con la “autoridad” suficiente para “otorgar” un “descuento” hasta el 5% sobre pronto pago. Otro: “La encargada” del local, cuenta con la “autoridad de cerrar” el negocio en caso de emergencia.La importancia de contar con personal que “conozca” y “aplique efectivamente” el “liderazgo y comunicación dinámica” y que todo mundo sepa sobre sus “responsabilidades”, es el principio para poder descubrir el “compromiso” que se tiene que adoptar en toda organización para que, en “equipo”, podamos “comunicarnos efectivamente” y dirigirnos hacia un mismo fin en común.
Perfiles y descripción de puestos: La descripción de un puesto puede ser tan simple o tan compuesta tanto como se crea conveniente, sin embargo, este articulo va enfocado a lo “practico”, por tal motivo, nos dirigiremos a solo definir el nombre y objetivo principal de cada puesto o cargo del personal, identificado por una operatividad determinadas dentro de un organigrama operacional.
Por ejemplo:
Descripción del Vendedor.- Persona encargada de la distribución o colocación de los productos y/o servicios otorgados por la organización.
Descripción del Comprador.- persona encargada de buscar, evaluar y seleccionar a proveedores de materiales, equipos, mercancía, productos y/o servicios requeridos por la organización.
Los perfiles del personal con los que debe contar cada puesto dentro de una organización son básicos, no siempre se cumplen al 100%, pero existen porcentajes aceptables.
El contenido de cada perfil de puesto debe contar con mínimo:
Actitud, Nivel de estudios y/o conocimientos, Experiencia mínima requerida en tiempo, Estado civil, Edad, Sexo indistinto no discriminar, Habilidades y destrezas.Para explicar la importancia de este punto me sustento en la teoría de que “Las cosa se hacen bien y a la primera”, cuando la persona o personas que ejecutan una o una serie de actividades u operaciones cumplen con:
“El Querer”, “El Saber” y “El Poder”
“Evalúe y seleccione personal con base en perfiles y descripciones de puesto, es muy importante enfocarse en la “actitud” positiva y propositiva de la persona para alcanzar el éxito deseado”.
La Capacitación y formación de personal, son temas relacionados y complementarios muy importantes, los cuales se consideraran en próximos capítulos de este artículo.
Dinámica:
Desarrolle los siguientes documentos:
a) Su organigrama operacional.
b) Sus Funciones y/o actividades.
c) Defina autoridades y responsabilidades.
d) Desarrolle perfiles y descripciones de puesto.
Nota: El tema en este capítulo, como en los siguientes, son mucho más extensos, sin embargo, debemos considerar que el autor pretende "hacer simple lo complejo", aprovéchelo y disfrútenlo tanto así lo considere pertinente.
Esperamos sus comentarios, Gracias.
