El capitulo anterior nos indico que determinar las directrices, reglas o políticas de calidad nos dirigirá hacia llevar un buen control y rumbo efectivo de las actividades dentro del negocio.
Ahora, corresponde identificar, definir o desarrollar documentalmente los “procesos” u “operaciones” con los cuales se lograra el cumplimiento de esas “Políticas de Calidad”. Primeramente encontremos una definición práctica de “Proceso”: Serie de operaciones ejecutadas en cierto orden que describen, “quien”, “que”, “como”, “donde” y “cuando”, se debe realizar algo.
Para el desarrollo documental de los procesos, también conocidos como “Procedimientos”, es necesario saber que existe la normativa internacional ISO/TR 10013:2001 “Directrices para la documentación de sistemas de gestión de calidad”, esta normativa proporciona directrices para el desarrollo y mantenimiento de la documentación necesaria para asegurar un sistema de gestión de la calidad eficaz, adaptado a las necesidades especificas de la organización. Importante es considerar que la estructura de los documentos, en este caso, de los procedimientos, cuenten con una estructura, homogénea y clara, que describa operaciones distintas, pero que se pueda entender a nivel internacional, con solo digamos, traducir en diferentes idiomas, por lo que se recomienda el considerar lo indicado en la normativa mencionada y lo descrito a continuación.
La estructura o formato documental de un procedimiento, puede presentarse en papel o medios electrónicos, considerando lo requerido en la normativa mencionada, pudiendo ser de la siguiente manera:a) Cuadro de identificación.- Como encabezado, considere nombre de su organización y logotipo, código de documento (por ejemplo: P = procedimiento, XXXX = primeras letras del nombre del procedimiento, y, XX = numero consecutivo de procedimiento), fecha de elaboración o liberación, numero de revisión (00 es para el original) y, nombre y firma de quien lo autoriza o libera.
b) Nombre del procedimiento o titulo.- Considere de base cada política de calidad definida en el capitulo anterior, por ejemplo: Para su organización es política de calidad de compras que se evalúe y seleccione proveedores. Entonces debemos desarrolle el “Procedimiento de Compras” ó “Procedimientos de Evaluación y Selección de Proveedores”.
c) Objetivo ó propósito.- Describe lo que pretenderá con lo descrito en el procedimiento (por ejemplo, considerar el procedimiento del inciso anterior, el “Objetivo” podría ser: “Que la organización cuente con proveedores confiables”.
d) Alcance.- Indica hasta donde se aplica lo indicado en el procedimiento, considerando el procedimiento del ejemplo anterior, el “Alcance” podría ser: “Aplicable en todas las compras requeridas en la organización, cuyos productos o servicios afecten directamente en la calidad del propio producto o servicio otorgado por su organización”.
e) Responsabilidades y autoridades.- Dentro del procedimiento participaran personas, defina cual será su responsabilidad y designe su límite de autoridad de cada una para poder ejecutar su función.
f) Descripción de actividades.- En este punto describa y numere paso por paso, operación por operación, todo el proceso correspondiente.
g) Registros.- Cada procedimiento pudiera (no todos), considerar un formato o formatos, los cuales facilitan el cumplimiento o “control interno del proceso”, por ejemplo, considerando de nuevo el Procedimiento del inciso b), en este punto podría ser de gran utilidad contar y referenciar un “Registro de Proveedores Calificados”, el cual podría presentarse como un listado de proveedores confiables ya evaluados y seleccionados.
h) Documentos de referencia y/o anexos.- Cuando dentro del proceso ya existen procedimientos documentados, solo será necesario hacer referencia a estos “documentos” y se indica en este punto cuales son los procedimientos, generalmente con su nombre y código correspondiente. Así como cualquier otro documento informativo o complementario de origen externo al procedimiento en cuestión se le considera “anexos”.
i) Identificación de los cambios.- En este punto del procedimiento se describe los cambios que al documento original se pueden realizar, es recomendable indicar el punto exacto y una breve descripción de lo que cambio o actualizo. Esto último nos permite evidenciar la mejora continua del proceso o procesos.
Dinámica:
Defina y desarrolle, de acuerdo a sus políticas de calidad, los procedimientos documentados que considere necesarios o por lo menos, los considerados en la nota siguiente.
Nota: El número de procedimientos puede variar, considerando el número de políticas de calidad que usted considero necesarias en el capitulo anterior y mínimo, considerando requerimientos normativos internacionales, por lo menos los procedimientos siguientes:
· Procedimiento de control de documentos y formatos.
· Procedimiento de revisión de dirección.
· Procedimiento de capacitación.
· Procedimiento de compras.
· Procedimiento de auditorías internas.
· Procedimiento de acciones correctivas y preventivas.
