El capítulo IV nos indico determinar y desarrollar los “procedimientos documentados”, mínimo, los que la Nota correspondiente indicaba. El capítulo V anterior nos indico determinar y desarrollar los “procedimientos sustantivos” de acuerdo a su propio giro y tipo de negocio u organización.
A continuación será necesario identificar y desarrollar los “Formatos”, los cuales una vez llenos de datos, se convierten en “Registros”.
Los “Formatos” son un tipo de documentos por medio de los cuales se muestra un control interno sobre cada uno, o una serie de procesos conjuntos. Es importante considerar que el “control interno” sobre procesos definidos, nos apoyara a detectar tendencias, resultados, así como áreas de oportunidad (desviaciones o no cumplimientos), que nos deberá generar el determinar y aplicar acciones de corrección o prevención, las cuales ejecutadas oportunamente, permitirán el cumplimiento efectivo de los procesos en la realización de productos y/o servicios.
Durante el desarrollo de procedimientos; tanto los indicados en el capítulo IV, como los definidos por ustedes en el capítulo V, seguramente pudieron haber identificado en que parte de cada proceso se puede requerir un formato, y si fue así ó no, de cualquier forma podremos seguir el siguiente ejemplo.
Ejemplo de formatos sobre Procesos del Capítulo IV:
Se deberán considerar los formatos indicados por cada proceso:
· Procedimiento de control de documentos y formatos.
o Formato de “Lista maestra de documentos y formatos” (recuerdan el capítulo III sobre políticas, cada política puede considerarse un documento independiente, por lo que enlistaremos cada política considerada en ese capítulo. Del capítulo IV debemos considerar, enlistar cada procedimiento indicado en ese capítulo, así como enlistar los procedimientos que resultaron sustantivos para ustedes del capítulo V, también consideraremos enlistar en esa lista maestra, cada uno de los formatos generados del presente capitulo). Es muy importante considerar en el formato de esta lista maestra, en su estructura, una columna perteneciente al nombre de cada documento enlistado y otra columna que nos indique la fecha en que se desarrollo cada documento (obviamente serán distintas para cada documento).
· Procedimiento de revisión de dirección.
o Formato de “Revisión de dirección” (de acuerdo a lo indicado en su procedimiento de revisión de dirección, podrán considerar desarrollar este formato, en el cual registraran o describirán aspectos como o sobre el cumplimiento de sus políticas de calidad establecidas, detección de mejoras, cumplimientos de objetivos, resultados de supervisión, etc. Este registro se recomienda llenar cada vez que se realicen estas revisiones de dirección que por lo menos deberán ser una vez al año).
· Procedimiento de capacitación.
o Formato de “Programa de Capacitación” (considere enlistar aquellos temas de cursos que detecte necesarios para asegurar hacer las cosas bien a la primera, ya que la capacitación es el medio único para lograrlo. El programa se recomienda hacerlo anual indicando el periodo o fecha de aplicación de cada curso, ya sea interna o externamente impartido).
· Procedimiento de compras.
o Formato de “Lista de Proveedores Confiables” (una vez que se evalúa y selecciona proveedores, enliste en un formato los calificados como “confiables”, debe considerar proveedores sobre productos y servicios que pueden afectar directamente la calidad de su propio producto o servicio final).
· Procedimiento de auditorías internas.
o Formato de “Programa de auditorías internas” (un programa de auditorías internas, recuerde que las auditorias son supervisiones, sobre el cumplimiento de todo lo indicado en este articulo, que nos apoyan a detectar incumplimientos o no conformidades, que al resolverlas mejoran las operaciones o procesos de su negocio u organización. Programe por lo menos una auditoría interna al respecto, añadiendo lo que considere necesario, por lo menos cada dos meses).
o Formato de “Informe de auditorías internas” (los resultados de las auditorías internas, regístrelos en este formato, lo que detecten para ser analizadas).
· Procedimiento de acciones correctivas y preventivas.
o Formato de “Acciones correctivas y/o Preventivas” (en este formato se registran las acciones correctivas y/o preventivas, de acuerdo a las no conformidades detectadas en auditorías internas, que se analizaron y se ejecutaran para la “mejora continua”).
Dinámica:
Defina y desarrolle, de acuerdo a lo anterior y a sus procedimientos documentados sustantivos, los formatos que considere necesarios.
Nota: No siempre de cada proceso se deberá desarrollar un formato o varios formatos, y no siempre un formato se deriva de un procedimiento documentado, pero es muy importante considerar que tipo de información se requiere objetivamente, la cual será de suma importancia para análisis y para la toma de decisiones, pero hay que tener cuidado de no caer en forma-titis (documentación que no sirve ni en lo mínimo).
